Sistema Integral de Ética, Cumplimiento y Anticorrupción

El Sistema Integral de Ética, Cumplimiento y Anticorrupción se fundamenta en los principios y valores de Canacol Energy que son muestra del compromiso de la organización por mantener lo más altos estándares éticos en el desarrollo de sus negocios. El Sistema está compuesto por i) el Sistema de Autocontrol y Gestión del riesgo Integral del Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento y Proliferación de Armas de Destrucción Masiva – Sagrilaft; ii) el Programa de Transparencia y Ética Empresarial – PTEE; y iii) el Código de Ética y Anticorrupción. Este sistema es auditado anualmente por un tercero independiente.

1. SAGRILAFT

El objetivo del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación y Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (en adelante el “SAGRILAFT”) el fin de prevenir y gestionar los riesgos asociados al lavado de activos, la financiación del terrorismo y el financiamiento y proliferación de armas de destrucción masiva al que está expuesto la Compañía en el desarrollo de sus operaciones y actividades.

2. PTEE

La Compañía declara su compromiso con la prevención del fraude, el soborno y la corrupción y en desarrollo de tal declaración, adopta el Programa de Transparencia y Ética Empresarial PTEE. Este programa hace parte del Sistema Integral de Ética, Cumplimiento y Anticorrupción y sus principios, procesos y herramientas tienen como objetivo contribuir al fortalecimiento de la cultura ética y transparente de la compañía y la filosofía de cero tolerancia frente todo tipo de prácticas corruptas y así mismo cumplir con la normatividad aplicable en la materia.

El Programa de Transparencia y Ética Empresarial (en adelante “PTEE”) de la Compañía tiene los siguientes objetivos: a) Contribuir en la lucha contra la corrupción y el soborno transnacional. b) Establecer altos estándares de conducta para prevenir y prohibir expresamente actos de Corrupción y de Soborno Transnacional que impacten o pueden impactar las operaciones locales, regionales e internacionales de la Compañía c) Cumplir con la normatividad vigente en materia de administración del riesgo de corrupción y soborno transnacional. d) Identificar, prevenir y gestionar adecuadamente los riesgos de corrupción y soborno transnacional a los que se puede ver expuesta la compañía. e) Prevenir y mitigar la ocurrencia de sanciones, procesos legales, daño reputacional y/o financiero por encontrarse involucrados en un asunto de corrupción y/o soborno transnacional.

3. Código de Ética y Anticorrupción

El Código tiene como objetivo fomentar una cultura de integridad, transparencia y responsabilidad entre los empleados/as, directivos/as, inversionistas y demás grupos de interés que forman parte de la organización. El Código proporciona un marco para la toma de decisiones orientadas al cumplimiento de los objetivos, principios y valores de Canacol Energy.

1. Código de Ética y Conducta para Proveedores

La Compañía busca mantener los más altos estándares éticos y de conducta de negocios en todas sus actividades. Como resultado, la Compañía espera que sus contratistas y proveedores se encuentren alineados con estos estándares, por lo cual la Compañía implementa unas políticas mínimas a las que se deben adherir sus proveedores, bajo cualquier tipo de contratación, sin excepción y teniendo en cuenta la naturaleza y obligaciones de cada proveedor frente a las entidades de control.

Esta Política de Ética y de Conducta rigen para todos los proveedores, contratistas y colaboradores/as externos de la Compañía y tiene como objetivo convertirse en una guía de comportamiento. Por lo anterior, todos los Proveedores de la Compañía sin excepción tienen la obligación de cumplir las directrices establecidas.

2. Política e Instructivo de Regalos y Atenciones

Esta política busca: i) establecer lineamientos y criterios sobre el adecuado intercambio de regalos, atenciones y otras recompensas recibidas, en el ámbito de los negocios por parte o al personal de la Compañía, en cumplimiento del Programa de Transparencia y Ética Empresarial, así como el Código de Ética y Conducta de la Compañía y la normatividad vigente aplicable; ii) proteger el buen nombre de la Compañía y de todos sus empleados/as al verse inmersos en un conflicto de interés o actos de corrupción reales o potenciales, asociados a regalos y atenciones; iii) afianzar la cultura corporativa, basada en el valor de la integridad y el principio de la transparencia, establecidos en las políticas de cumplimiento de la Compañía.

3. Política de Donaciones, Contribuciones y Patrocinios

La responsabilidad social corporativa de Canacol Energy se extiende a todas aquellas situaciones en las cuales pueda generar un impacto social positivo. Por esta circunstancia, el compromiso social y medioambiental de la Compañía está presente en el desarrollo de su objeto social. Esto último se concreta en el desarrollo de actividades de acción social, entre las cuales, se incluyen las donaciones realizadas a organizaciones benéficas y sin ánimo de lucro, así como otros beneficios a la comunidad.

En este sentido, todas las donaciones, contribuciones y patrocinios buscarán colaborar con entidades sin ánimo de lucro y/o comunidades de zonas de influencia. De igual forma, se podrán apoyar causas de desarrollo humano, crecimiento sostenible, medio ambiente y repuesta humanitaria.

Adicionalmente Canacol Energy puede realizar donaciones y contribuciones a movimientos y partidos políticos, como candidaturas y campañas electorales. Para esos efectos, la donación o contribución debe estar autorizada previamente por la alta gerencia y se realizará con sujeción a las leyes y normas aplicables.

4. Política contra Prácticas Restrictivas de la Libre Competencia

Canacol Energy rechaza cualquier práctica que pueda atentar o limitar la libre competencia. Por lo tanto, la Política contra Prácticas restrictivas de la Libre Competencia busca definir los lineamientos y expectativas de la Compañía en el marco del relacionamiento con terceros. Así mismo, la Política busca prevenir que funcionarios de la Compañía incurran en cualquier acto que pueda llegar a afectar la libre competencia.

5. Política de Conflictos de Interés

La Política de Conflictos de Interés establece las obligaciones de los empleados/as de la Compañía cuando estos se vean enfrentados a una situación que represente o pueda llegar a representar un conflicto de interés. En esta política se definen: i) las situaciones en las que un empleado puede verse inmerso en un conflicto de interés; ii) las formas en las que se puede declarar un conflicto de interés; iii) el procedimiento frente a la declaración de un conflicto de interés; iv) las instancias competentes para resolver el conflicto de interés; v) los criterios para la determinación de un conflicto de interés; y vi) los canales para reportar un conflicto de interés.

Sistema de Detección de Riesgos

4. Debida Diligencia

La Debida Diligencia es una herramienta para la toma de decisiones frente a los eventuales terceros con los que la Compañía se relaciona. Se trata de un proceso dinámico y continuo, que incluye ciclos de evaluación para mejorar constantemente sus estándares de relacionamiento con terceros, la eficiencia de los controles y confirmar o ajustar los perfiles de las contrapartes, de acuerdo con el apetito de riesgo y según los desafíos y objetivos trazados.

A través del proceso de debida diligencia, la empresa debe ser capaz de responder adecuadamente a los posibles cambios en el perfil de riesgo, a medida que las circunstancias evolucionan. Por ejemplo, cambios en el marco normativo del país, riesgos emergentes en el sector, el desarrollo de nuevos negocios o el incursionar en nuevas jurisdicciones, entre otros.

La Compañía tomará las medidas razonables de Debida Diligencia de la Contraparte con un enfoque basado en el riesgo y la materialidad de este último. El punto de partida del proceso es el aseguramiento documental por parte del área responsable del relacionamiento o de donde surge la necesidad, el cual consiste en la revisión y análisis de la información y soportes documentales que allegue la contraparte, con el fin de iniciar el proceso de vinculación con la Compañía. Lo anterior, servirá para tomar una decisión respecto al relacionamiento

5. Canales de Denuncia

Los trabajadores, contrapartes y los terceros están obligados a reportar, inmediatamente tengan conocimiento de (i) un posible acto de corrupción o soborno trasnacional dentro o relacionado con la Compañía, (ii) cualquier actividad o indicio de actividad que tenga carácter de sospecha y esté relacionada con la Compañía, o (iii) cualquier actividad o indicio de actividad que constituya violación a la normativa nacional e internacional vigente que esté relacionado con la Compañía.

Estos reportes deben hacerse a través de la Línea Ética de Denuncias “Resguarda”. Los medios para comunicarse con la Línea Ética de la Compañía son los siguientes:

- Línea gratuita: 01-800-752-2222 Opción 1 operador, Opción 2 mensaje grabado

- E-mail: [email protected]

- Sitio web: www.resguarda.com/canacolenergy

- Fax: número gratuito 01-800-752-2222 opción 3

De igual forma, la Compañía pone a disposición de terceros, las Líneas de Denuncia de la Superintendencia de Sociedades y de la Secretaría de Transparencia.

1. Líneas de Denuncias de la Superintendencia de Sociedades

En caso de que un trabajador de la Compañía, o cualquier tercero, tenga conocimiento de un posible Acto de Corrupción y/o de Soborno Trasnacional dentro o relacionado con la Compañía, podrá ponerlo en conocimiento de la Compañía de acuerdo con lo señalado en el numeral inmediatamente anterior, o a través de las siguientes líneas de denuncias dispuestas por la Superintendencia de Sociedades en su página web:

• Denuncias por Actos de Corrupción: https://www.supersociedades.gov.co/denuncias-por-corrupcion
• Denuncias por Soborno Trasnacional: https://www.supersociedades.gov.co/web/asuntos-economicos-societarios/denuncias-soborno-trasnacional

2. Línea de Denuncias de Actos de Corrupción de la Secretaría de Transparencia

En caso de que un tercero conozca de un posible acto de Corrupción cometido o en el que esté inmerso la Compañía, podrá ponerlo en conocimiento de la Secretaría de Transparencia a través de la siguiente línea de denuncias:

http://www.secretariatransparencia.gov.co/observatorio-anticorrupcion/portal-anticorrupcion

Cultura de cumplimiento

En desarrollo del compromiso que tiene la Compañía con sus programas de Ética y Cumplimiento, se ha definido un objetivo transversal (Key Performance Indicator) que es obligatorio para todos los colaboradores/as, consistente en conocer y aplicar las políticas de Ética y Cumplimiento de la organización. Con el fin de cumplir dicho objetivo, la Oficina de Cumplimiento realiza capacitaciones periódicamente a los trabajadores, a través de las cuales, se transmite la importancia de las políticas y programas de cumplimiento y ética empresarial.